about 5 years ago

[Lab]

情境:每個研究生會有自己的研究題目&程式撰寫、Lab分配到的計畫or活動籌辦

<檔案共享>

Dropbox開一個Lab共用資料夾,每個人的資料夾以自己的名稱命名(其他人也有修改權限)
個人研究成果、paper、Meeting Slides、分工要完成的資料檔案,都丟裡面,其他人有需要參考或校定再看
而Code 因為大部分都是非完成,還在測試階段,所以都存自己本機,結果或完工的程式才會丟到Dropbox

<通知>

會議結果、job分工等 既定事實 的通知 => email
個人的進度追蹤 => FB即時通
需要團體討論 => FB私人社團 or 當面Meeting

好處:版本控制、檔案變動通知、簡單易用、跨平台只要聯網就可隨時隨地使用
缺點:因為Dropbox的共享資料夾,所以不屬於自己的資料夾也會計算在空間中,很容易爆掉@@


[台聯大盃羽球聯賽]

情境:主辦單位約有十來位工作人員,負責舉辦羽球聯賽,有許多組別負責處理不同的job,
對於參賽選手,也要有管道可以讓他們得知比賽資訊、提問。

{for 工作人員}

<分工>

job分工追蹤主要使用Trello(詳細操作方式請看此篇)
習慣的工作方式:將job分成 To DoDoingReviewDone 四個Stage
(To do 還會依照一籌、二籌等階段分類)
每個人從To-Do拿job放到Doing,做完底下的細項,就丟到Review待檢查(附加完成檔案),
如果不合格,job會被再丟回To-Do 重做,下面也會有comment說明哪裡要改
如果合格,job會被丟到Done,這件job就結束啦!!! (就去這裡找最終版的檔案)

組內的任何進度都用trello回報,各個job的問題也在下面留言
每個組別用不同顏色分隔,用checklist列下工作內容細項,壓上job死線,
自己利用Subscribe功能,任何接近死線的job或是job有進度更新都會用email通知我

<檔案共享>

最終Trello完工的檔案會丟到Google Drive來統一存放,
原因是考慮到以後交接、以及部分整理好的資訊透過Google Drive的權限管理可以很方便交接或共享

權限設定如下:給參賽選手檢視,讓特定工作人員有編輯權限
像是如果開領隊會議時,無法與會者仍可以線上看開會文字內容實況


而且權限也能設定不需登入就能編輯檔案,只要給一網址,就可以很方便多人編輯。

<通知>

個人的進度追蹤 => 緊急的job使用FB即時通,其他都直接用Trello的留言系統回覆在job下面。
需要團體討論 => FB私人社團

{for 選手}

官方網站使用Weebly架設,申請twbbs轉址:容易上手、擴充性與已有功能都很不錯、可以多人編輯
由於許多資訊會持續更新,官網每個頁面也會壓上修改日期,讓瀏覽者確定哪些資訊有更新過!
並也成立FB公開社團,加入上一屆盃賽參加隊伍人員,在上面通知官網重要資訊更新及提醒事項、也當作是Q&A管道
考慮到FB社團留是以"人氣排行",要搜尋更早的Q&A不是那麼方便,官網也有整理Q&A的資訊

盡量用最容易上手的工具,達成目的
若花費太多時間在學習工具,整體效率反而會變差!

團隊合作工具的好用程度,是整個團隊成員對工具的接受度,和使用的意願

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