over 5 years ago

有時候,一個團體聚集起來開會或是討論,並不是這麼方便的事情

可能是時間兜不攏,或是無法到現場參與,

因此一些線上合作的工具就很方便。

以下介紹一些自己還滿推薦的協同合作工具

Google Hangout

想要"面對面"的線上開會,還在用Skype? 試試Google Hangout吧!

他整合了:

  • 影像通話
  • 文字聊天室
  • Google Drive檔案共享:即時共同編輯
    • Google Doc:會議記錄、旅遊計畫...、comment、版本紀錄
    • Cacoo:心智圖、流程圖、版型設計(手機、網頁、裝潢)

Hangout的教學,電腦玩物有篇文章介紹的很詳細,

而這邊對Google Doc幾個特色做特別說明:

  • 即時共同編輯
  • 可以讓人對於其他夥伴編輯內容做出建議comment,或對建議做出回覆reply
    每一段都可有不同的comment,而不是統一控管,這樣會更能區別
  • 修訂版本記錄:若有錯誤可隨時回復成先前的版本

現在許多工具都有提供與他人共享的機制,

但大部分都僅限於單次一個人編輯,不能同時共同操作(可能會發生衝突)

而Google系列的服務就提供一個很好的即時合作平台,

以下還要介紹一個也是即時合作的平台

Mural.ly

有別於GoogleDoc,可以把Mural.ly想像成一個大畫布,

比起單純的文章形式,這塊大畫布更適合進行圖像化的Brain Storming

此外Mural.ly藉由html5的技術,讓操作非常人性化,也是我特別推薦的原因。

以下就來介紹Mural.ly的功能操作

各個顏色對應的分別是每個不同類型元素:網頁、圖片、檔案、文字、內建圖案

網頁的新增:按住該網址拖曳到Mural.ly或是Ctrl+v貼上,或者按網頁圖示直接打網址



圖片的新增:和網頁一樣,利用拖曳或是Ctrl+v貼上,或者按圖片圖示直接打圖片


檔案的新增:按檔案的圖示,從Google Drive匯入

網頁、檔案按兩下就可以預覽

文字的新增:可以按左邊的文字圖式來新增,或是直接Ctrl+v貼上

所有內容可以調整大小或旋轉角度

還有一些內建的frame來做格式參考

合作者的操作,能即時回饋給任何開啟這份文件的夥伴,也有聊天室功能


有修訂記錄通知,但不能像Google Doc可以復原前幾個版本

一樣有Comment的功能,但比Google Doc還多了對於comment還能comment

另外有新增的comment會寄信通知(可關閉)

超過10個元素(comment不算),就能建立投影片展示功能

按下Add Frame就會框選出一塊區域,能調整大小,這個框框內就是一張投影片

然後就可以利用上方的share按鈕與他人分享投影片

(內嵌程式碼只能展示單頁投影片、分享網址才能展示整份投影片)

簡單做Google Doc、Mural.ly、Prezi的比較

Mural.ly Google Doc Prezi
內容呈現 圖文 文字(圖為輔) 圖文
共同編輯 v v v
即時編輯 v v x
Features 內容蒐集、整理思緒。 會議、討論記錄、文章共筆。 投影片呈現。

Trello

Trello是基於Scrum的便利貼工作法,一個"輕量型"的工作進度追蹤服務

有Android、iOS版本,可以隨時隨地使用!

建立List(我習慣稱作"Stage")


拖曳就可移動位置

設定deadline,還可以附加檔案,同時能簡單預覽

每個job還可以列更細的checklist

透過Label不同顏色、還有Assign來讓組員知道自己該負責的job

也可以利用Subscribe來追蹤每個job的進度(有更動會寄email)

介紹我習慣的工作方式:將job分成"To Do"、"Doing"、"Review"、"Done"四個Stage

也就是每個job會經過四個階段:

每個人從To-Do拿job放到Doing,做完底下的細項,就丟到Review待檢查(附加完成檔案),

如果不合格,job會被再丟回To-Do 重做,下面也會有comment說明哪裡要改

如果合格,job會被丟到Done,這件job就結束啦!!! (就去這裡找最終版的檔案)

組內的任何進度都用trello回報,各個job的問題也在下面留言

工作方式就會像這樣子囉:

總結

不論用甚麼協同工具,良好的團隊合作還是取決於有效的溝通,

這些工具的目的就是讓團隊能有更多機會能互相溝通,

瞭解彼此的進度還困難,可以給予幫忙協助與鼓勵

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